Por qué es tan importante la gestión de documentos para las empresas y negocios

19. Febrero 2013 10:30

La gestión documental es imprescindible para una empresaLa supervivencia de una organización depende de múltiples factores. La correcta gestión documental es uno de los más importantes, ya que un documento es, al mismo tiempo, un activo organizacional y un excelente recurso.

La importancia de la gestión documental

Los documentos que posee una empresa tienen un valor potencial elevado. La información que aportan a la organización los convierte en un recurso esencial en la actividad comercial y en un activo, en forma de documentación. Es de vital importancia que la empresa posea un sistema eficaz de gestión documental. La correcta gestión de los documentos facilita el acceso a estos y garantiza su control, evitando que se pierdan, eliminen o filtren.
Con independencia del tamaño, los negocios y las empresas actuales necesitan manejar grandes cantidades de documentación. Estas cifras se multiplican en aquellas organizaciones que mantienen relaciones comerciales con varios países. Una empresa que cuente con un sistema de gestión de documentos aumenta su nivel de eficacia en el tratamiento y el uso de la información de que dispone.

Ventajas de la gestión documental

La adecuada gestión de documentos a nivel empresa trae aparejadas una serie de ventajas que pueden conducir a un desarrollo empresarial más eficiente. La centralización documental, por ejemplo, evita su pérdida o inadecuada manipulación, al mismo tiempo que favorece un incremento de la capacidad de respuesta empresarial y de la productividad de la organización.
Contar con un sistema de gestión y custodia de documentos acelera el acceso a la información y permite que su recuperación no resulte engorrosa. Esto supone una gran ventaja, en términos de optimización, ya que los tiempos necesarios para acceder, manipular o recuperar la documentación se reducen considerablemente. Así como también es menor la cantidad de personal requerido para llevar a cabo las tareas.
La gestión de documentos lleva aparejada también la posibilidad de aumentar la seguridad en torno a ellos, independientemente de si se opta por una gestión documental física o virtual. El acceso a los documentos está estructurado y controlado con distintos niveles de seguridad, lo que garantiza una tranquilidad en la custodia de los datos de los que dispone la empresa.

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